議事録作成のすすめ
打合せをしました、内容はこうです。時間が無いとの理由で忘れられがちになっている議事録が、情報共有を推進する上で、もっとも有効な手段だということを忘れていませんか？いそがば廻れで相当面倒くさい作業ですが、いった言わないを避けるためにも必要な作業なのです。ですので、具体的に動きのあったもの等については、以下に基づき議事録を作成すべきです。
- 内容を簡潔な表現でまとめる。
- また、議事時間に沿って記述するのではなく、内容について時間の流れを超えてまとめ標記する。
- 身内だけでなく、相手方も含め関係者全員に周知する。
- 記録から懸案事項・課題事項を抜き出し、一覧管理する。
できれば、打合せを円滑にするとともに、結論を導くため、打合せ次第を事前にまとめ、それに沿った議事進行を行なう。これができてくると、次のステップでは、打合せの事前ネゴを行い、結論も事前に導くようにしておくと、議事録自体も作りやすく、議事進行もスムーズになり、さらにさらに打合せ時間でさえも短くなる。まさにいいことだらけである。あっ、そうそう、議事に参加する人の心構えとして、必ず参加者全員が一回以上発言するようにもっていくといったことはもちろんあたりまえのチェックポイントです。（そうなるような事務局の心遣いや気配り・目配りも大切です。）
